Message Records Management (MRM) – Управление письмами

Вот тут возник вопрос, о том кто такой MRM – Message Records Management, и с чем его едят. На работе я рассказываю это в курсах 5047 и 5049, но для тех кто на курсах не бывает – здесь.

MRM по сути – уже присутствовал в некотором виде в Exchange Server 2003, и управлялся там службой Recipient Update Service (RUS). Если помните, было два типа политик Recipient Update Policy: управление адресами и управление контентом ящиков (о последнем вообще никто не пишет, включая Microsoft, видимо считается что все и так телепаты 😀 ). Но там он был неудобен в некоторых моментах, и нынешней системе MRM в подметки не годится. В частности ко всем получателям прикреплялась одна, ну максимум 2-3-4 политик, в основном разруливавших вопросы с адресными пространствами организации, но уж об управлении группами ящиков и их содержимом както речи вообще не велось, а зря.

Так вот MRM позволяет администратору почтовой системы управлять содержимым всех/групп/группы ящиков, как то: перекладывать письма из папок в папки, по истечению определенного срока, Журналировать (BTW!) нужные сообщения, или в конце-концов зачищать папки. Папками и их настройками можно управлять как через графическую оснастку EMC, так и командную консоль EMS.

Примечание 1.: MRM применяется ко всем почтовым ящикам в организации. Если в ходе выполнения командлета, будут найдены ящики на Exchange Server 2003, к таким ящикам политика применена не будет.

Многие наверное слышали об одной из новый функций Exchange Server 2007 – Managed Custom Folders, Управляемые Папки (в почтовом ящике), это тоже функционал MRM. Раньше RUS для Outlook 2003 мог настраивать дефолтовые папки (managed default folders), теперь MRM, кроме этого, может создавать в Outlook 2007 новые (managed custom folders) – по желанию администратора.

Примечание 2.: Exchange Server 2007 Mailbox Assistant может создавать в Outlook’ах пользователей новые папки, по заданию администратора. Однако это работает только для Outlook 2007 и позже. В Outlook 2003 можно управлять только имеющимися дефолтными папками, да и то не всеми параметрами.

Message Records Management MaximumExchage.ru

Например: Необходимо ощичать пользовательскую папку Deleted Items от объектов, хранящихся там более двух недель. (Или это можно делать со всем ящиком, по желанию, и на любые сроки). Кроме того, создадим папку типа «Project X», с хранением документов в течение 365 дней, что мы будем делать с письмами из этой папки потом – понятия не имею 🙂 , это же ваша папка. Хотите – выкидывайте их в мусорку, хотите – архивируйте в сторонний ящик, или еще что-нибудь. Главное – чтобы была грамотно поставленная задача, а уж как решить – найдем.

  1. В консоли EMC раскройте Organization Configuration -> Mailbox.
  2. В центральной панели результатов выберите Managed Default Folders.
  3. Выберите папку «Deleted Items» правой клавишей, и New Managed Content Settings (Новые настройки управляемого контента).
  4. В открывшемся окне впишите
    • название управляющего правила,
    • “Length of retention period (days)”: количество дней хранения
    • в “Retention Period Starts” (начало срока хранения) можно выбрать:
      • “When item is moved to the folder” (“Когда документ перемещается в папку”) или
      • “When delivered, end date for calendar and recurring tasks” (“С момента доставки или с даты окончания для календаря и повторяющихся задач”)
        нам подходит первый, поскольку письма в корзину удаляются пользователем, а не попадают самостоятельно.
    • В поле “Action to take at end of retention period” (Действие по истечении срока хранения) выбираем
      • Move to the Deleted Items folder (Переместить в папку Удаленные)
      • Move to a managed custom folder (Переместить в управляемую папку)
      • Delete and allow recovery (Удалить с возможностью восстановления) —Наш вариант
      • Permanently delete (Окончательно удалить)
      • Mark as past retention date (Отметка срока хранения как прошедшего) Cообщения в Outlook отображаются в затененном виде шрифтом с зачеркиванием, но никаких других действий не предпринимается. Этот сигнал об истечении срока действия используется в качестве предложения пользователю предпринять какое-либо действие
  5. “Next” приводик к окну Журналирования Сообщений, где возможно отправлять копии по альтернативному адресу. Здесь есть возможность выбрать любой тип почтового получателя, будь то: почтовый ящик, список рассылки, общаяя папка или контакт с внешним адресом. Однако адрес должен присутствовать в GAL (Со скрытыми адресами кстати засада).
  6. Еще раз “Next” и все, правило готово. Кстати команду EMShell можно скопировать.

Вы еще не обалдели от такого потока информации? 🙂 Нет? Тогда смотрите продолжение: Message Records Management (MRM) Управление содержимым ящика. Часть II.

11 thoughts on “Message Records Management (MRM) – Управление письмами”

  1. Хорошо пишете. Я бы конечно некоторые моменты оспорил, ну да ладно.

    1. Спасибо Александр,
      Ну давайте, здравые мысли всегда интересны.
      Не обязательно оспаривать – предложите свое виденье, обсудим.

  2. Щелкнула случайным образом в квадрат российских ресурсов и попала к вам. Возможно, что случайно. Но проект зацепил.

  3. Максим добрый день!

    У меня такой вопрос как я могу архивировать почту, а именно переносить почту в папку Outlook (хотелось бы видеть тоже самое как авто архивация в PST) которая физически находиться на другом сервере. Хотелось бы не покупать такие программы по архивированию MailMeter или GFI MailArchiver, а воспользоваться штатными средствами Exchange 2007 (или Exchange 2003).

    Спасибо,
    Кирилл.

    1. Custom Public Folders, о которых я писал, куда перекладывается почта по правилам MRM – находятся индивидуально в почтовых ящиках каждого пользователя, в той же самой базе, где и ящик.
      А пересылать в какое-нибудь общее хранилище можно с помощью параметра Set-ManagedContentSettings -identity SampleRule -AddressForJournaling SomePublicFolder@company.ru в Public Folder или папку SharePoint. Там сообщения смогут видеть любые избранные пользователи.
      Add: Учтите, что это задействует механизм журналирования, а значит потребует Enterprise лицензии на Hub Transport.

      1. Максим спасибо за ответ, не могли бы вы сделать статью или развернутый ответ на след задачу.
        1) Дано: Экченж сервера 2007 (архитектура должна быть такая: есть сервер который обслуживает клиентов и сервер который хранит архивы) и почтовые ящики объемом от 1 гиг до 25 гиг (вся база 600 гиг).
        2) Как мне перенести почтовые сообщения (старше 3 лет, хочу ужать почтовые ящики на рабочем сервере) в архивную папку которая храниться должна физически на другом Экченж сервере (Архивном) . Для пользователя это должно быть прозрачно, что бы он мог зайти в эту папку и увидеть весь архив (в лучше случае что бы там сохранились все дефолтные папки inbox, delete items, sent items…). Процесс должен быть по переносу автоматический и распространен на весь экченж сервер без ручной работы (то есть руками никаких манипуляций у пользователя не хотелось бы делать, только все с серверной части).

        Спасибо,
        Кирилл.

        1. Я бы рекомендовал вам сделать второй, архивный сервер не Exchange, а Sharepoint Portal Server и правилами MRM пересылать сообщения в папки Sharepoint. Это будет по любому дешевле и правильней, чем использовать второй Exchange вот так, не по назначению.
          Если же оба сервера у вас уже стоят и изменять вы ничего не хотите – тогда сделайте на архивном сервере Public Folder Database и нужную структуру папок, которым присвойте email alias. А потом все теми же правилами MRM – журналируйте в них сообщения из соответствующих папок пользователей.
          Все будет автоматизировано пересылаться.
          Если же совсем не разберетесь – зовите меня, я вам все устрою. Выступлю в качестве консультанта.

  4. В 2003-м была возможность настроить отсылку репортов от System Attendant’а о результатах чистки папок в соответствии с политиками.
    В 2007-м такой возможности не обнаружил и очень по ней тоскую.
    Это “бай дезайн”? Как тогда убедиться, что процесс идёт и применяется ко всем ящикам? Или я не докопался до соответствующих настроек?

    1. Вообще-то репорты в ящики пользователей специально выключили, чтобы администраторы почтовых систем уже перестали нянькать пользователей, пугающихся “странных сообщейний о стертых в их ящике письмах” 🙂
      Однако администраторы могут наблюдать применение политик:

      Для вывода сведений о папках в указанных почтовых ящиках можно использовать командлет Get-MailboxFolderStatistics командной консоли Exchange. К таким сведениям кроме прочего относятся данные о числе и размере элементов в папках, именах папок и идентификаторах. Этот метод можно с успехом использовать для наблюдения за соблюдением пользователями политик Message Records Management.
      В примере ниже командлет Get-MailboxFolderStatistics используется для контроля распределения содержимого в управляемых папках пользователя с именем “John Doe”.
      Get-MailboxFolderStatistics -Identity johndoe -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List
      Параметр -FolderScope можно использовать для уменьшения объема возвращаемой информации. В этом примере запрашивается только статистика по содержимому управляемых папок Джона.
      Выходные данные этой команды передаются по конвейеру команде Format-List — это позволяет получить больше данных в удобном формате.
      Поэкспериментируйте еще с командой Get-MailboxFolderStatistics, чтобы получить более удобные для себя формат и детальность данных.

  5. Что-то тут у вас заглючило, ответить на комментарий не смог, пишу в новую ветку. Отчёты пользователю меня не интересуют, была возможность получения администратором интегрального отчёта по всем ящикам по почте.
    Теперь вот так http://technet.microsoft.com/en-us/library/bb397218.aspx
    В принципе логика ясна, отчёт может быть слишком большим для пересылки по почте.
    С Get-MailboxFolderStatistics поигрался, интересующей меня информации не обнаружил.

Leave a Reply

Your email address will not be published.