Особенности отчетов о доставке в Exchange 2010

В Exchange 2010 появилась замечательная новая функция — «Отчеты о доставке» («Delivery reports»), которая позволяет легко убедиться, что ваше важное сообщение обязательно было доставлено каждому получателю.

Отчеты о доставке содержат полезную информацию о сообщениях, которые вы отправляли:

  • Кто получил сообщение
  • Где письмо находится в данный момент
  • Почему письмо не было доставлено

И о сообщениях которые вы получили:

  • Получили ли вы письмо будучи в составе группы рассылки
  • Почему сообщение может лежать в отдельной папке, а не просто во «Входящих”

Отчеты о доставке можно видеть в Outlook Web Access, или воспользовавшись кнопкой «Options» в меню «Organize E-mail».

Администраторы могут видеть отчеты о доставке прямо на вкладке «Reporting» в Exchange Control Panel, или в разделе «Message Tracking» инструментария «Toolbox», в консоли Exchange Management Console. Инструмент отслеживания сообщений Message Tracking из предыдущих версий, в Exchange 2010 называется «Tracking Log Explorer».

Итак, что конкретно мы можем видеть в Отчетах о доставке:

Событие Кто может видеть отчет
Отправка письма из ящика пользователя пользователи администраторы helpdesk
Развертывание списка рассылки пользователи администраторы helpdesk
Успешная доставка пользователи администраторы helpdesk
Сбой доставки пользователи администраторы helpdesk
Правила сортировки «Inbox» получатели администраторы helpdesk
Транспортные правила   администраторы helpdesk
Сообщение прочитано (если разрешено) пользователи администраторы helpdesk
Передача между Hub Transport   администраторы helpdesk
Передача внешним серверам пользователи администраторы helpdesk
Передача устаревшим серверам пользователи администраторы helpdesk
Модерация сообщения пользователи администраторы helpdesk

Получение Отчетов о доставке для отправленных сообщений:
Если вас интересует статус доставки для какого-либо определенного сообщения из папки «Sent Items» — кликните правой клавишей по сообщению, и выбирите «Open Delivery Report»

Откроется «Delivery Report», как показано на изображении ниже, где можно видеть, что сообщение было отправлено 15 получателям, и успешно доставлено всем. Можно также видеть какие группы рассылки были развернуты для доставки определенному пользователю. А если в вашей организации настроен статус прочтения (Read Status), можно видеть прочел ли сообщение интересующий вас получатель.

Если сообщение было адресовано группе, и у вас есть соответствующие роль/разрешения — с помощью инструмента «Edit Groups» можно изменить настройки группы или удалить получателей из группы.

Получение Отчетов о доставке для полученных сообщений:
Для отслеживания полученных сообщений, нужно раскрыть Inbox или вложенную папку и открыть «Open Delivery Report» правым кликом по сообщению, из выпадающего меню.

В таком Отчете о доставке вы можете видеть только информацию о доставке письма в ваш почтовый ящик. Информация о доставке прочим получателям здесь не отображается. Зато можно видеть если какие-либо правила в вашем ящике перемещали сообщение в другие папки, а также какие группы рассылки использовались для доставки сообщения вам.

Поиск Отчетов о доставке
Если вам нужен Отчет о доставке для сообщения, которое вы ожидаете, или вы просто не можете найти нужное письмо в почтовом ящике &madsh; можно воспользоваться поиском Отчетов о доставке. Для этого нужно зарегистрироваться в Outlook Web Access, кликнуть OptionsOrganize E-mail. Вкладка «Delivery Reports» является инструментом поиска, для более простого нахождения Отчетов о доставке для отправленных, полученных или ожидаемых сообщений.

Поле «subject» может быть использовано для уточнения поиска по отправителю или получателю, а также одно-два слова текста письма могут значительно улучшить результаты поиска, сузив круг поиска и уменьшив время на поиски

Чтобы провести поиск по всем отправленным письмам, можно оставить поле «Search for messages I’ve sent to:» пустым, как показано на снимке:

Для поиск среди полученных сообщений необходимо указать отправителя в поле «Search for messages I’ve received from:»:

Как вы можете видеть — результаты поиска перечислены в списке, в нижней панели консоли. Далее можно дважды кликнуть в любой строке, или выбрать правой клавишей «Delivery Report» для просмотра Отчета о доставке интересующего вас сообщения.

Часто задаваемые вопросы:

Q: Нужно ли указывать отправителя, при поиске отчета для полученных писем?
A: Да, отправителя необходимо указывать, для уточнения инфорации отслеживания писем. Если же вас интересует отчет об отправленном письме – тут можно выбирать, указывать получателя или нет.

Q: Можно ли получить информацию о письмах, отправленных пользователями вне нашей организации?
A: Да, можно получать сведения о сообщениях от внешних пользователей, из других организаций, адресованные получателю в вашей организации. Для этого понадобится указать точный SMTP адрес отправителя в поле «Search for messages I’ve received from:».

Q: Как долго хранятся Отчеты о доставке?
A: Инструмент «Delivery Report» использует сведения из хранящихся на сервер журналов отслеживания сообщений (message tracking logs), время хранения которых, по умолчанию, составляет 2 недели.

Q: Можно ли видеть что пользователь сделал с письмом, которое я ему отправлял?
A: Если администраторы в вашей организации задействуют отчетность о прочтении (Read Status reporting) – можно видеть, прочел ли получатель ваше письмо. Более подробней об этом будет написано в ближайшей статье.

Q: Какая информация предоставляется администраторам и сотрудникам технической поддержки?
A: Администраторы могут проводить поиск Отчетов о доставке от имени пользователей организации. Их отчеты будут содержать дополнительные сведения, такие как имена и адреса почтовых серверов, для устранения проблем доставки.

3 thoughts on “Особенности отчетов о доставке в Exchange 2010”

  1. Да, отчеты о доставке в Outlook и OWA разумеется отображаются на русском языке.

  2. MaxMVP :
    Q: Можно ли получить информацию о письмах, отправленных пользователями вне нашей организации?
    A: Да, можно получать сведения о сообщениях от внешних пользователей, из других организаций, адресованные получателю в вашей организации. Для этого понадобится указать точный SMTP адрес отправителя в поле «Search for messages I’ve received from:».

    И не важно какая почтовая система у внешних получателей ?
    А если внешний пользователь скажет “не отправлять отчёт” ?

    Распространяется ли данная функция на скрытые копии ?
    Права на просмотр отчётов можно делегировать ?

    1. Неет, Серж, система отслеживает сообщение с момента входа письма в организацию. А чего там говорил внешний пользователь – по барабану. Ты старым-добрым Message Tracking пользовался? Так вот это – оно самое, только с возможностью пользователю видеть самостоятельно статус доставки. Чтоб админов не теребили по пустякам.

      1. Не важно, хоть telnet
      2. ответил. ответил? 🙂
      3. да, со всех сторон.
      4. Уже by-design. Эта система – и есть делегирование прав пользователям на Message Tracking Logs.

Leave a Reply

Your email address will not be published.